Interim

Publié le 11 Avril 2025

ROSAPARKS recrute pour un important organisme international.

UNE (1) ASSISTANTE DE DIRECTION BILINGUE


Sous la responsabilité du Manager Administration et Moyens Généraux ou de son mandataire, l’assistante de Direction basé(e) dans le bureau de l’organisation à Abidjan aura les missions suivantes:

Missions du poste

 Fournir une aide administrative quotidienne de haute qualité aux cadres supérieurs du Département ;
 Assurer le suivi et l'organisation quotidienne du calendrier, des flux de travail, des communications, de l’assistance dans divers services administratifs, y compris l'organisation de la logistique des événements, des préparatifs de voyage des Directions et/ou départements dédiés ;
 S’occuper des demandes d'information et des tâches de bureau relatives à la préparation des correspondances, la réception des visiteurs, l'organisation de conférences téléphoniques et la planification des réunions pour les cadres supérieurs ;

Responsabilités

 Organisation administrative
 Coordonner et organiser les rendez-vous et documents d'information à l'intention du Directeur Général de l’organisation en prévoyant les changements possibles de priorité et d'ordre du jour pour assurer un flux de travail optimisé des parties concernées ;
 Exécuter les tâches administratives quotidienne ;
 Assurer la préparation et la gestion efficiente des correspondances du Directeur Général de l’organisation ;
 Veiller à la bonne réception des visiteurs ;
 Veiller à l'organisation de conférences téléphoniques et la planification de réunions pour les cadres supérieurs ;
 Examiner les demandes, propositions, plans et autres documents devant faire l'objet de I 'approbation par le Directeur Général de l’organisation afin de s'assurer de leurs conformités aux modèles et normes établis.

• Gestion de la logistique
 S'assurer de la disponibilité de la logistique nécessaire pour l'organisation d'événements et la préparation des missions du Directeur Général de l’organisation ;
 Organiser la logistique et les équipements nécessaires à la bonne tenue des ateliers, réunions et autres événements ;
 Gérer les demandes de visas, démarches, frais et autres exigences liées aux voyages, conformément à la politique de voyage de l’organisation ;
 Gérer toutes les demandes d'approvisionnement du Directeur Général de l’organisation et conserver les dossiers appropriés ;
 Veiller à la disponibilité et à la gestion des fournitures de bureau ;
 Coordonner l'installation et la maintenance des équipements de bureau.

• Gestion des communications

 Surveiller les communications adressées au Directeur Général de l’organisation pour s'assurer que les questions urgentes sont identifiées et traitées dans un délai convenable ;
 Coordonner d'une part, les communications et approbations majeures de la Direction Générale, et d'autre part celles existant entre l'Administration du Directeur Général de l’organisation et les assistants administratifs des Directeurs Exécutifs ;
 Initier la communication entre l’organisation et les fournisseurs de services extérieurs, afin de s'assurer de la disponibilité de toute la logistique prévue pour les ateliers, les réunions et les événements tout en réservant une marge de manœuvre suffisante en cas de changement (horaire, lieu, etc.).

• Gestion de l'information
 Faciliter la circulation de l'information entre les différents départements de l’organisation afin de favoriser la collaboration et la diffusion d'informations émanant du bureau du Directeur Général de l’organisation ;
 Tenir et mettre à jour un fichier permettant de suivre efficacement les calendriers, les produits et livrables en vue de s'assurer de la ponctualité et de la cohérence des prestations ;
 S'assurer de la disponibilité de tous les documents et formulaires de référence et de la protection des fichiers confidentiels conformément aux protocoles de sécurité de l'information.

Profil du poste

 Éducation, Expérience, Compétences

 Être titulaire au minimum d’un BAC+3/4 en Assistanat de Direction, Commerce et Administration des Entreprises, Ressources Humaines, Communication ou tout autre discipline pertinente pour le poste.
 Une expérience d’au moins quatre (4) années en des activités administratives dont trois (03) années réussies dans la gestion de services administratifs au sein d’un Organisme similaire ;
 Compétences organisationnelles avérées (Gestion du temps, Compétences de collaboration, Efficacité personnelle) ;
 Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles ;
 Excellentes compétences en communication, (par téléphone, courriel et en personne);
 Capacités d'analyse et de synthèse ;
 Dynamisme et de bonne capacité d’adaptation, renforcés d’une flexibilité avérée ;
 Parfaite maîtrise des méthodes, des procédures et des systèmes de gestion de de bureau.

• Aptitudes principales requises :

 Capacité à travailler sous pression ;
 Sens de l’anticipation ;
 Grande maîtrise de soi ;
 Proactivité ;
 Confidentialité stricte ;
 Crédibilité ;
 Flexibilité.
 Connaissances linguistiques et informatiques
 Maîtrise du Français et de l’Anglais aussi bien à l’écrit qu’à l’oral ;
 Excellente autonomie informatique (bureautique, logiciels et Internet).


Disponibilité : Immédiate

Dossiers de candidature

Merci d’envoyer votre CV et prétentions salariales en PDF à envoyer à l’adresse : recrutement@rosaparks-ci.com en mentionnant le poste de « Assistante de Direction Bilingue » en objet au plus tard le 14 Avril 2025.