Description du posteOffre de Stage : Assistant(e) polyvalent(e), – Stage de 6 mois
Mission générale :
En tant qu'Assistant(e) polyvalent(e), vous apportez un soutien essentiel à la gestion administrative et organisationnelle de la direction. Vous veillerez à l’efficacité des activités quotidiennes du supérieur hiérarchique, en coordonnant les tâches administratives et en contribuant à l'optimisation de la productivité du service.
Responsabilités principales :
1. Gestion de l'agenda et des rendez-vous :
- Organiser et gérer l’agenda du supérieur hiérarchique.
- Planifier les rendez-vous internes et externes, en respectant les priorités et les impératifs de temps.
- Assurer une communication claire et fluide concernant les modifications d’emploi du temps.
2. Gestion des communications :
- Filtrer et gérer les appels téléphoniques, courriels et autres correspondances.
- Diriger les communications vers le supérieur hiérarchique en fonction de leur priorité.
- Rédiger, préparer et mettre en forme des documents professionnels (courriers, rapports, présentations).
3. Gestion de l'information et des dossiers :
- Classer, archiver et mettre à jour les documents et dossiers de manière organisée et accessible.
- Assurer une gestion sécurisée des informations confidentielles.
4. Coordination et soutien administratif :
- Assister la direction dans la préparation de présentations, de rapports et de documents pour les appels d'offres.
- Organiser et gérer les demandes de rendez-vous ainsi que les besoins logistiques des visiteurs.
- Maintenir le fichier client à jour.
5. Collaboration et travail d’équipe :
- Travailler en étroite collaboration avec l’équipe pour garantir la fluidité des opérations internes.
6. Gestion des commandes et stocks :
- Participer à la gestion des commandes et à la livraison des fournitures.
- Effectuer l’inventaire trimestriel des stocks.
7. Accueil et assistance aux visiteurs :
- Accueillir les visiteurs de manière professionnelle, en les orientant et les assistant selon leurs besoins.
Modalités du stage :
- Durée : 6 mois
- Lieu : II Plateaux Rue des jardins Profil du poste Compétences et qualifications requises :
- Idéalement, une première expérience en tant qu’assistant(e) de direction ou dans un rôle administratif similaire.
- Excellentes capacités organisationnelles et gestion des priorités.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, etc.) et des logiciels de gestion de calendrier.
- Excellentes compétences en communication, tant à l'oral qu’à l'écrit.
- Discrétion et capacité à gérer des informations confidentielles.
- Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.
- Sens du service client et aptitude à entretenir des relations professionnelles positives. Dossiers de candidature Si ce poste vous intéresse et que vous souhaitez rejoindre une équipe dynamique, merci d’envoyer votre CV et lettre de motivation à contac@ksfactory.pro |
