PAM
recrute
UN(E) ASSISTANT(E) DE GESTION G-3
Description du poste
CONTEXTE ADMINISTRATIF :
Ce poste est à pourvoir dans le bureau de pays du Programme Alimentaire Mondial en Côte d’Ivoire. Le titulaire fournit un appui administratif aux équipes et/ou un appui dans un domaine de gestion précis et est sous la supervision directe du Chef des Finances et des Services de Gestion, ou de son ou sa suppléant(e). À ce niveau, il travaillera sous étroite supervision ou en bénéficiant d'une assistance dès qu'il en aura besoin. On attend de lui (d’elle) qu'il/elle produise un travail structuré et précis.
OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE :
Exécuter des tâches courantes liées à la gestion des actifs, des installations, des déplacements et de la flotte, afin d’assurer au personnel l’appui requis.
Profil du poste
PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive):
- Apporter un appui quotidien dans la gestion des actifs, des installations, des voyages et de la flotte.
- Répondre aux questions courantes reçues et faire remonter certains points au niveau supérieur le cas échéant, afin de fournir un service fiable en temps voulu
- Assurer le suivi des contrats de l’Unité des services de gestion (maintenance, services généraux, baux, etc.) : tenue du calendrier des échéances, renouvellements et clôtures ; préparation des dossiers en lien avec Supply Chain et Finance ;Aider le ou la responsable hiérarchique à évaluer les travaux d'installation/de réparation, à comparer les prix des matériaux et à contribuer à la planification de travaux futurs d'entretien préventif, afin d'appuyer la fourniture de services d'entretien de site efficients et économiquement rationnels
- Aider à tenir un registre d'inventaire précis en procédant à des vérifications physiques et en gérant des listes/bases de données, et organiser la mise au rebut des équipements et du matériel dans le strict respect des directives en matière de gestion des actifs du PAM.
- Coordonner et/ou fournir des services de portage et de nettoyage (déplacements d’équipements ; réorganisation/installations de postes de travail ; aide à l'aménagement d'espaces en vue de la tenue de conférences, de réunions ou de diverses manifestations ; enlèvement des déchets, nettoyage d'urgence, etc.) pour aider à la mise en place d'un environnement de travail organisé et sûr.
- Coordonner et superviser des installations, des réparations et des travaux d'entretien réguliers et ponctuels de réseaux et de pièces de plomberie pour s'assurer que tous les équipements sont conformes aux normes de sécurité en vigueur.
- Donner des indications techniques aux sous-traitants extérieurs pendant certains programmes d'entretien pour parvenir à des services efficients et économiquement rationnels.
- Établir et communiquer des rapports précis sur les travaux entrepris, les services fournis et le matériel acheté et utilisé pour les installations et les réparations, y compris des journaux de consommation de carburant des groupes électrogènes, pour contribuer à la tenue d'une comptabilité précise et permettre une planification efficiente des travaux et services futurs
- En qualité de suppléant(e) du/de la chargé(e) des voyages (Travel Focal Point), effectuer les réservations de déplacements et, le cas échéant, appuyer l’organisation de manifestations afin d’aider le personnel à travailler efficacement.
- Collecter, trier et diffuser le courrier, des rapports et d'autres documents pour répondre aux exigences du personnel en respectant les normes de délai en vigueur.
- Aider à la gestion des dossiers, des documents et des archives des bureaux conformément aux systèmes et procédures en place, de sorte que les informations soient tenues à jour et consultables sans délai par le personnel.
- Apporter son aide dans la facilitation des démarches administratives liées aux visas, permis de séjour et autres documents officiels.
- Organiser l’accueil et l’installation des nouveaux arrivants (personnel international). Préparer au besoin les correspondances officielles et les notes verbales.
- Effectuer toute autre tâche à la demande du superviseur.
AUTRES APTITUDES REQUISES POUR LE POSTE (à définir par le ou la gestionnaire du poste) :
Connaissances et compétences :
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel – tableaux, filtres, bases de données simples –, Outlook, Teams).
Connaissance des procédures administratives courantes : gestion des actifs/inventaire, flotte, installations, suivi des contrats et des prestataires (SLA, renouvellements, archivage).
Notions de base en achats et contrats (bons de commande, réception, pièces justificatives).
Souci du détail pour détecter les incohérences et maintenir des registres fiables
Organisation et priorisation : respecter les délais, suivre des consignes claires et escalader à bon escient.
Communication claire et courtoise en contexte multiculturel ; bonnes capacités rédactionnelles en français ; anglais opérationnel souhaité.
NIVEAU MINIMAL DE QUALIFICATION ET D’EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE REQUIS :
Formation : Baccalauréat et un diplôme ou certificat dans le domaine de la gestion administrative
Expérience professionnelle : Au moins trois (03) ans d'expérience du travail administratif.
Connaissances linguistiques : Maîtrise du français et un niveau intermédiaire en anglais est un atout
REASONABLE ACCOMMODATION
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NO FEE DISCLAIMER
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REMINDERS BEFORE YOU SUBMIT YOUR APPLICATION
We strongly recommend that your profile is accurate, complete, and includes your employment records, academic qualifications, language skills and UN Grade (if applicable).
Once your profile is completed, please apply, and submit your application.
Please make sure you upload your professional CV in the English language
Kindly note the only documents you will need to submit at this time are your CV and Cover Letter
Additional documents such as passport, recommendation letters, academic certificates, etc. may potentially be requested at a future time
Please contact us at global.hrerecruitment@wfp.org in case you face any challenges with submitting your application
Only shortlisted candidates will be notified
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Dossiers de candidature
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